5 zalet elektronicznej ewidencji czasu pracy
Z perspektywy obowiązujących przepisów zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zobowiązani są do precyzyjnego ewidencjonowania czasu pracy. W zdecydowanej większości przedsiębiorstw na podstawie informacji takich jak liczba przepracowanych godzin w danym okresie wypłaca się wynagrodzenia i premie. Śledzenie czasu pracy przy pomocy papierowych dokumentów lub współdzielonych online arkuszy kalkulacyjnych jest nie tylko czasochłonne, ale także i narażone na wysokie ryzyko wystąpienia błędów bądź nadużyć. Elektroniczny system do ewidencji czasu pracy w formie dedykowanych aplikacji świetnie sprawdza się we wszystkich rodzajach przedsiębiorstw niezależnie od branży czy wielkości biznesu. W poniższym zestawieniu postaramy się przybliżyć 5 najczęściej wymienianych zalet elektronicznego ewidencjonowania czasu pracy.
1. Nowoczesna aplikacja do ewidencji czasu pracy automatyzuje powtarzalne procesy w firmie.
Każdy program do ewidencji czasu pracy powinien być w stanie zautomatyzować żmudne i czasochłonne procesy związane z przetwarzaniem danych większej liczby pracowników. Rozwiązanie tego rodzaju jest także w stanie prześledzić dokładny przebieg występujących błędów i nieprawidłowości, dzięki czemu obydwie strony umowy (tj. pracodawcy i pracownicy) zabezpieczone są przed nadużyciami. Niewątpliwie bardzo praktyczna jest także możliwość automatycznego generowania rzetelnych raportów i dopasowanych do indywidualnych wymagań zestawień.
2. Dedykowany program do ewidencji czasu pracy może zostać w pełni dopasowany do potrzeb.
Niedostosowane oprogramowanie to jedna z wielu pułapek, jakie czyhają na niedoświadczonych przedsiębiorców. Dedykowana aplikacja do ewidencji czasu pracy w przeciwieństwie do generycznego programu może zostać w pełni dopasowana do indywidualnych potrzeb i specyfiki biznesu. Uszyte na miarę rozwiązania tego rodzaju pozwalają przede wszystkim uniknąć sytuacji, w których zewnętrzne oprogramowanie wymusza reorganizację wewnętrznych procesów.
3. Profesjonalny program do ewidencji czasu pracy może być zintegrowany z ERP.
Dzięki niemalże nieograniczonym możliwościom integracji dedykowanych aplikacji mogą one łatwo stać się częścią większych systemów, takich jak ERP czy EPM. Warto zwrócić też uwagę, iż profesjonalne aplikacje da się połączyć także z innymi narzędziami lub systemami (np. stacjonarny czytnik kart magnetycznych itp.).
4. Mobilna aplikacja do ewidencji czasu pracy pozwala na dostęp z poziomu smartfonów oraz tabletów.
Nowoczesny system do ewidencji czasu pracy kojarzy się często głównie z internetowymi lub desktopowymi aplikacjami, które dostępne są jedynie z poziomu służbowego komputera. Możliwość zarządzania takim systemem z poziomu mobilnych aplikacji to jedna z wielu zalet związanych z implementacją nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Przydaje się to szczególnie w przypadku niestacjonarnych i zdalnych stanowisk oraz częstych podróży służbowych.
5. Aplikacja do ewidencji czasu pracy centralizuje wrażliwe dane w ujednoliconym formacie.
Jak już wspomnieliśmy, elektroniczne systemy pomagają w śledzeniu oraz analizowaniu występujących błędów i nieprawidłowości, ale ich zaletą jest także centralizacja danych. Informacje dotyczące tego, kto ile godzin przepracował w dany sposób, zaliczyć można z pewnością do wrażliwych albo poufnych kategorii. W sytuacji, kiedy każdy z pracowników na swój sposób ewidencjonuje czas pracy, dane tego rodzaju są rozproszone na wielu urządzeniach i sformatowane w dosyć przypadkowy sposób.
